Se antes, arquivar e administrar grandes quantidades de documentos era um processo árduo, que muitas vezes provocava uma tremenda dor de cabeça, com o passar dos anos e o avanço da tecnologia, muitas empresas migraram para acervos digitais, que comportam grandes quantidades de registros de forma mais prática e econômica.
No entanto, o cuidado e a organização de documentos importantes para uma empresa, como contábeis e administrativos, permanecem os mesmos. Saber armazenar dados referentes à administração e contabilidade do negócio (informações de RH, relatórios de gestão, documentos fiscais, etc), é fundamental para a prosperidade e longevidade de uma organização. É indispensável que os administradores de empresas saibam o prazo de guardar de cada documento, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo.
De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo.
O prazo para todos os registros contábeis e fiscais é de cinco anos.
Já para documentos administrativos, o período é variável conforme indicativos abaixo:
- Faturas de cartão, seguro – período de 1 ano;
- Multas – período de 2 anos;
- Termos de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio – 2 anos;
- Documentos como Aluguel e taxas de condomínio – período de 3 anos;
- Documentos como Água, luz e telefone – período de 5 anos;
- Contribuição previdenciária (GPS), Contribuição sindical (GRCSU), Recibo de pagamento de salário, recibo do 13º salário, férias e controle de ponto, CAGED, Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) – 5 anos;
- INSS – período até ser realizado o pedido de aposentadoria;
- Financiamentos e dívidas, recomendado até o fim de todas as quitações;
- FGTS – 30 anos;
- Documentos relacionados ao processo de contratação (ex. contrato de trabalho, registro de funcionário) – prazo indeterminado;